Anggaran perjalanan tahun ini dipangkas, ‘argo waktu’ pengerjaan proyek mulai berjalan, tapi anggota tim berada di kota yang berbeda-beda. Apa yang Anda bisa lakukan untuk mengoneksikan anggota tim bersama-sama agar mampu memberikan yang terbaik dari waktu mereka dan yang terbaik dengan anggaran yang tersedia?
Jalan keluar yang layak dijajaki ialah menggelar virtual meeting. Soalnya kemudian, bagaimana menggelar virtual meeting yang efisien, efektif, dan tetap nyaman bagi seluruh anggota tim? Bisakah rapat berjalan efektif dalam mencapai sasaran yang Anda tetapkan dalam setiap kali pertemuan? Sebagian orang mungkin berpikir, “Wow bukannya lebih mahal, kita kan butuh alat ini dan itu?”
Rasanya tidak. Bila perusahaan Anda tidak punya ruang khusus untuk videoconference, banyak pilihan teknologi yang bisa membantu kita menggelar virtual meeting dengan biaya relatif rendah. Sebelum melangkah ke diskusi detail soal pilihan teknologi dan aspek teknis lainnya, ada baiknya kita bicarakan lebih dulu prinsip-prinsip apa yang sebaiknya kita pegang dalam mendesain sesi virtual meeting, yang boleh jadi berlangsung bukan hanya sekali. Berikut ini beberapa prinsipnya:
Simple
Virtual meeting dimaksudkan untuk mengatasi keterbatasan anggaran dan pertimbangan urgensi, sementara lokasi peserta berbeda-beda dan jaraknya relatif jauh. Bila penyiapan rapat begitu ribet, tujuan itu sukar dicapai. Banyak pilihan teknologi untuk mendukung kegiatan ini, pilih yang paling mudah penyiapannya dan efisien anggaran bagi Anda. Jangan sampai memilih teknologi yang rumit bila organisasi atau perusahaan Anda belum memiliki videconference room.
Interaktif, fokus, dan terlibat (engaged)
Lantaran peserta virtual meeting berada di tempat yang berbeda-beda, komunikasi menghadapi tantangan yang lebih besar dibandingkan dengan rapat tatap-muka di dalam satu ruangan. Pemimpin rapat harus menjaga agar virtual meeting berlangsung interaktif, tidak didominasi oleh satu-dua orang. Berkomunikasi di dalam virtual meeting dihadapkan pada keterbatasan dalam memahami apa yang disampaikan peserta lain, misalnya mimik muka, gestur tubuh, ataupun intonasi yang mungkin terganggu oleh kualitas koneksi telepon/internet. Upayakan setiap peserta rapat fokus dan terlibat di dalam pembicaraan seolah-olah sedang rapat tatap muka.
Kolaboratif
Kunci penting keberhasilan virtual meeting ialah kolaborasi, yang hanya bisa tercipta apabila ada saling percaya di antara peserta pertemuan bahwa masing-masing memiliki kapasitas untuk berkontribusi. Kompetensi yang beragam, kapasitas masing-masing, serta pengalaman yang berbeda-beda dapat dimanfaatkan sebagai modal untuk menguatkan keberhasilan rapat. Virtual meeting akan gagal apabila ada peserta yang dominan, tidak mau mendengar pendapat peserta lain, atau mengembangkan groupthink. Sejak awal pemimpin rapat mesti menekankan bahwa rapat merupakan bentuk kerja kolaboratif.
Siapkan agenda sedini mungkin
Kirimkan agenda rapat jauh hari agar peserta hadir dalam kondisi siap dengan materi atau dokumen yang diperlukan. Ketidakjelasan agenda, atau adanya agenda mendadak, membikin virtual meeting tidak efektif. Jarak yang jauh dan waktu yang lebih terbatas dibanding rapat tatap-muka harus dimanfaatkan betul agar efektif, tapi di sisi lain jangan tergesa-gesa mengambil keputusan yang sangat penting bila tidak amat mendesak. Virtual meeting dapat didahului dengan pembicaraan pendahuluan person-to-person melalui telepon, email, chatting, sehingga ketika virtual meeting dilangsungkan, pembicaraan sudah relatif matang untuk diambil keputusan.
Langkah yang tidak kalah penting apabila virtual meeting pertama berjalan sukses ialah menjaga momentum. Keberhasilan penyelenggaraan virtual meeting akan melahirkan kepercayaan peserta terhadap efektivitas pertemuan semacam ini. Momentum ini harus dijaga agar pertemuan berikutnya berjalan lancar karena peserta antusias mengikuti walaupun tidak bertatap muka. ***
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
