Anda ingin seluruh anggota tim bisnis Anda dapat menghadiri pertemuan dan berkomunikasi pada waktu yang sama kendati dari lokasi yang berbeda-beda? Di samping mengikuti prinsip-prinsip yang perlu dipenuhi (http://indonesiana.tempo.co/read/13662/2014/04/17/desibelku.1/menggelar-virtual-meeting), peranti yang digunakan juga perlu diperhatikan. Teknologi apa yang sebaiknya dipilih agar virtual meeting berlangsung sukses?
Virtual meeting tidak selalu ideal untuk setiap situasi. Jadi, mengetahui kapan dan bagaimana memanfaatkan teknologi merupakan langkah penting untuk mencapai keberhasilan virtual meeting. Teknologi merupakan salah satu fokus perhatian di samping pengelolaan tugas dan komunikasi (relationship) di antara peserta.
Hal pertama yang perlu dipelajari sebelum memutuskan teknologi mana yang akan dipakai ialah memastikan berapa banyak pesertanya dan siapa saja peserta yang hadir. Ada peranti yang bekerja dengan baik untuk kelompok kecil, tapi tak mampu mengakomodasi lebih dari 10 orang.
Begitu pula, perlu dipastikan informasi apa yang akan di-shared. File presentasi Anda yang Anda desain untuk rapat tatap muka mungkin tak bisa serta-merta dipindahkan ke virtual meeting. Harus ada penyesuaian mengingat interaksi menjadi lebih terbatas. Menariknya, beberapa solusi teknologi berbasis web (cloud) telah tersedia untuk mengatasi tantangan ini.
Mengirim bahan lebih awal sebelum virtual meeting digelar akan memudahkan tiap-tiap peserta untuk mempelajari materi dan ketika rapat berlangsung mereka bisa terlibat aktif. Masing-masing peserta telah memegang materi rujukan.
Menguji kesiapan peranti beberapa waktu sebelum rapat dimulai selalu disarankan. Serahkan tanggung jawab perihal ini kepada orang yang memang mengerti. Unsur keamanan juga patut memperoleh perhatian yang layak dengan cara melindung aktivitas rapat dengan antivirus, firewall, maupun spyware protection.
Terdapat sejumlah opsi peranti yang dapat digunakan dan tidak semuanya berteknologi tinggi. Pilihan yang paling mudah ialah conference call dengan memakai telepon. Bila di satu lokasi terdapat lebih dari satu orang peserta, diperlukan speaker agar percakapan dapat didengar dan diikuti seluruh peserta.
Tentu saja, Anda tidak bisa menatap reaksi peserta melalui wajah mereka. Anda tidak bisa melihat bahasa tubuh mereka atau bagaimana mereka merujuk kepada bahan pertemuan. Kualitas komunikasi antar peserta dihadapkan pada tantangan seperti ini.
Video conference adalah pilihan lain yang dapat mengatasi tantangan tersebut hingga jenjang tertentu. Bila organisasi atau perusahaan Anda memiliki ruang video conference yang dilengkapi layar monitor berukuran besar, kamera, dan sistem kendali yang bagus, maka ini pilihan ideal. Hingga batas tertentu, Anda masih bisa mengamati reaksi peserta rapat terhadap pembicaraan yang tengah berlangsung.
Bila tidak, Anda dapat memanfaatkan PC untuk desktop video conferencing (DVC). Tentu saja, Anda memerlukan kamera, mikropon, serta speaker untuk masing-masing PC. Unsur penting yang harus dipenuhi ialah ketersediaan koneksi broadband sehingga delay time dalam mentransmisikan suara dan gambar dapat ditekan sekecil mungkin. Koneksi internet yang buruk dapat memperlambat jalannya rapat.
Instant messaging di chat room dengan peranti PC juga bisa jadi pilihan. Percakapan tentu saja berlangsung secara tertulis, tanpa suara. Nama-nama yang digunakan dalam percakapan sebaiknya yang mudah diingat. Diperlukan kemampuan mengetik cepat agar percakapan tidak berlangsung lambat. Salah ketik dapat menjadikan suasana kurang nyaman.
Pilihan lain juga bisa ditujukan pada solusi teknologi yang tersedia di pasar, seperti Microsoft Lync, Cisco Jabber, Skype, atau solusi-solusi lain yang meberi dukungan lebih menyeluruh terhadap aktivitas virtual meeting Anda. Penting untuk memastikan bahwa aplikasi yang digunakan untuk virtual meeting mendukung peranti keras yang digunakan oleh setiap peserta. Sebagian peserta mungkin menggunakan laptop atau sejenis tablet bila kebetulan tengah bertugas di kota lain.
Menguji kesiapan teknologi lebih dulu merupakan langkah yang dianjurkan sebelum rapat dimulai. Jangan lupa menyiapkan rencana cadangan apabila situasi terburuk terjadi. Misalnya, koneksi internet putus. ***
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
