Kerjasama antar bagian dalam organisasi perusahaan seringkali terhambat oleh sekat-sekat yang dibangun sendiri. Pembagian fungsionalitas yang ketat merupakan salah satu sekatnya. ‘Semangat korps’ yang tinggi, yang ditanamkan oleh para manajer kepada staf di bagian yang ia pimpin, dikeluhkan sebagai lebih banyak memberi mudharat ketimbang manfaat. Ada pula sekat lain berupa formalitas bernama ‘rapat’ sebagai satu-satunya tempat pengambilan keputusan.
Sekat-sekat itu seyogyanya dirobohkan. Mengapa? Agar komunikasi antar bagian berjalan lebih lancar. Silo-silo fungsional yang semula menjulang sudah waktunya ditundukkan. Koneksi di antara orang-orang yang berasal dari bagian yang berlainan dapat terjalin. Tapi ini mungkin lebih mudah untuk dikatakan ketimbang dijalankan.
David Thompson, seorang social media strategist, menemukan salah satu jawaban atas persoalan itu. Bersama Christopher Tan, ia mengembangkan aplikasi berbasis web yang berusaha ‘menembus’ sekat-sekat tersebut. Kedua orang ini, yang kesal terhadap rintangan organisasi, berusaha mempertemukan orang-orang dari bagian atau departemen yang berlainan melalui acara ‘makan siang’ bersama.
Acara makan siang bersama itu “diatur” oleh aplikasi berbasis web yang mereka bikin, yakni Lunch Roulette. Orang-orang dari departemen yang berbeda terlebih dulu mengisi formulir online tentang kapan mereka punya waktu untuk makan siang bersama. Lunch Roulette akan mencocokan waktu yang mereka pilih. Bila yang memilih waktu yang sama jumlahnya banyak, maka ‘pasangan’ makan siang tersebut dipilih lagi secara acak. Aplikasi akan mengirim ‘hasil perputaran roulette’ ini dan mengirimkan email ke inbox peserta. Yang dimaksud pasangan bisa saja tim yang masing-masing terdiri atas 2-3 orang.
Setelah itu? Yah, tinggal datang ke kafetaria perusahaan dengan pikiran terbuka dan bersiap untuk membangun jejaring dengan orang yang tidak terduga. Bahkan, bersiap untuk percakapan yang tidak terduga. Dalam uji coba yang sempat dilakukan, Thompson mendapati bahwa Lunch Roulette membuka jalan bagi terbentuknya jejaring di antara orang-orang dalam organisasi perusahaan yang selama ini tidak terbayangkan. Seorang direktur makan siang dengan petugas kebersihan.
Koneksi-koneksi yang dibangun secara informal ini ternyata mendorong komunikasi berikutnya yang lebih intensif. Orang-orang yang berpartisipasi dalam roulette menemukan gagasan segar dan mengejutkan melalui pertemuan makan siang ini. Satu sama lain dapat saling belajar, memahami apa yang dibutuhkan, mengerti apa yang bisa dikerjakan untuk saling membantu, dan banyak lagi. Intinya: koneksi berharga mulai terbentuk.
Dengan memanfaatkan Lunch Roulette, peluang-peluang bagi brainstorming lintas organisasi menjadi lebih terbuka dan lebih mudah dijalankan tanpa harus menunggu mekanisme formal yang berjenjang. Manfaat dapat segera dirasakan ketika orang-orang dari departemen riset bertemu langsung dengan orang penjualan, orang bagian produksi makan siang bersama dengan orang keuangan. Penghalang berupa silo-silo fungsional dapat dirobohkan dan saling pengertian perihal apa yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian bisa terbentuk. Kolaborasi dalam organisasi perusahaan pun dipererat. (sbr foto: foreverspecialcatering) ***
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
