Salah satu dampak dari percepatan bisnis yang didorong oleh kemajuan teknologi, yakni aktivitas sewa virtual office. Aktivitas ini semakin menggeliat karena kebutuhan dan permintaan terhadap virtual office juga semakin meningkat. Definisi “kerja” secara spasial pun semakin terdengar kuno.
Tidak mau tertinggal menangkap peluang, sejumlah pelaku bisnis pun dengan sigap berburu virtual office. Untuk mendapatkan virtual office, para pelaku bisnis perlu merancang persiapan yang matang, seperti mempersiapkan infrastruktur.
Baca Juga: Virtual office solusi bagi startup
Untuk memulai langkah pertama, berikut ini 10 hal yang harus Anda pertimbangkan sebelum menyewa virtual office.
1. Kesesuaian Konsep Virtual Office
Konsep umum virtual office terletak pada fleksibilitas waktu dan tempat bekerja. Karena tidak semua bidang pekerjaan dapat beroperasi dengan konsep tersebut, sebaiknya Anda periksa kembali kesesuaian manajemen operasional dari bisnis yang Anda jalankan.
2. Alamat Virtual Office yang Strategis
Meskipun tidak harus selalu bekerja di kantor, Anda tetap harus memperhatikan lokasi virtual office yang akan Anda pilih. Alamat yang jelas akan memudahkan layanan surat menyurat atau pengiriman barang serta meningkatkan citra perusahaan di mata investor, klien, dan masyarakat umum.
3. Lokasi Mudah Dijangkau Transportasi Umum
Pengguna layanan virtual office tentu saja tidak akan berkantor setiap hari. Akan tetapi pemilihan lokasi virtual office yang mudah dijangkau transportasi umum haruslah menjadi prioritas. Justru karena tidak berkantor setiap hari, rapat-rapat tatap muka secara periodik harus tetap berkualitas. Jangan sampai Anda memilih lokasi yang hanya bisa dilintasi satu jenis transportasi saja.
4. Lokasi dengan Akses Informasi yang Baik
Semakin baik akses informasi dari lokasi virtual office, semakin mudah pula komunikasi dengan investor dan klien. Lokasi seperti ini lebih mudah ditemukan pada virtual office yang terletak di kota-kota besar, atau setidaknya sudah terdata dalam Google Maps.
5. Lokasi yang Ramai Dikunjungi Masyarakat
Pemasaran suatu bisnis memang sudah semakin mudah berkat teknologi online seperti SEO dan SEM. Akan tetapi, ibarat belanja kaus kedodran di toko online, pemasaran secara on ground jelas memberikan dampak baik. Memilih virtual office di lokasi sekitar mal, supermarket, atau tempat hiburan, akan memberikan daya pikat tersendiri bagi para pengunjung di sekitarnya.
6. Paket dan Harga Layanan
Menjamurnya tawaran paket dari virtual office seharusnya memudahkan Anda menentukan harga terbaik dengan layanan prima. Lakukan perbandingan dengan cermat jenis layanan berikut harga yang ditawarkan. Dengan tetap mengingat rencana dan kesesuaian konsep bisnis yang Anda jalankan, fasilitas dan layanan terbaik pasti bisa Anda dapatkan.
7. Syarat dan Ketentuan Penyewaan
Menargetkan virtual office dengan jaminan layanan yang nyaman sebaiknya tidak membuai Anda untuk mencermati syarat dan ketentuan dari penawarannya. Apabila proses pemenuhan syarat mulai berbelit dan terasa janggal, segera cari virtual office yang lain.
8. Jaringan Internet yang Memadai
Konsekuensi dari bekerja secara remote dengan jadwal berkantor periodik adalah koneksi internet yang stabil. Jadikan pertimbangan ini sebagai prioritas ketika Anda memilih paket layanan dari virtual office.
9. Pengaturan Sistem Kerja
Pertimbangan ini berhubungan dengan kesesuaian konsep antara sektor bisnis Anda dengan konsep virtual office. Apabila Anda telah yakin virtual office mampu menunjang produktivitas bisnis, lakukan kembali penyesuaian sistem kerja. Hal ini sangat diperlukan untuk memastikan relevansi kerja pada jajaran manajemen kantor. Ingatlah bahwa beberapa virtual office juga menyediakan layanan resepsionis, kurir, dan virtual assistant.
10. Sistem Pengelolaan Data
Pastikan hal ini ketika Anda mendapat kesempatan bertanya pada customer service dari virtual office. Pastikan segala tahap registrasi, yang mengharuskan Anda memberikan alamat surel atau identitas kartu kredit, terjamin aman.
Dengan mengetahui 10 hal diatas , maka Anda akan lebih percaya untuk menggunakan service virtual office. Demi menghadirkan solusi domisili dan legalitas bagi usaha/bisnis Anda.
Ikuti tulisan menarik Danur Osda lainnya di sini.
