Jika kita baru saja memulai bisnis baru dengan kapital terbatas, pikiran kerap terganggu oleh pertanyaan: “Kalau saya kedatangan tamu, di mana saya akan menerimanya?” Maklum, kantor yang sesungguhnya belum punya karena belum tersedia anggaran untuk sewa tempat yang mahal. Jika tamu diterima di rumah, akan muncul kesan tidak profesional.
Kantor virtual kerap dilirik sebagai jalan keluar. Meskipun disebut virtual, secara fisik ruangnya tetap riil. Ini bukan ruang virtual layaknya di Internet, melainkan ruang tempat kita bisa menerima tamu, membicarakan bisnis, dan melakukan meeting dengan tim. Tak perlu besar, tapi pantaslah untuk menerima calon klien atau mitra bisnis. Jika kita pebisnis dari luar kota, kantor virtual juga bisa jadi pilihan untuk bekerja dan menerima tamu selama berada di kota itu.
Jika bisnis kita sudah melibatkan beberapa karyawan yang setiap hari masih bekerja di tempat masing-masing, kantor virtual dapat jadi pilihan untuk menggelar rapat. Bagi karyawan yang terbiasa bekerja sendiri-sendiri (walaupun tetap menjalin komunikasi melalui telepon, WhatsApp, ataupun email), kantor virtual sangat membantu untuk mengakrabkan diri, bertukar pikiran secara tatap muka, menyamakan persepsi, maupun mengevaluasi realisasi rencana bisnis.
Memanfaatkan layanan kantor virtual merupakan salah satu jalan keluar untuk menekan overhead cost yang seringkali mengambil banyak porsi anggaran—sewa tempat, bayar pemakaian listrik dan air, tenaga kebersihan, dsb. Bagi perusahaan startup yang betul-betul masih rintisan dan belum memperoleh suntikan dana dari investor, kantor virtual bukanlah awal yang memalukan.
Beberapa penyedia jasa kantor virtual menawarkan layanan mulai dari ‘alamat kontak’—kita sebagai penyewa boleh mencantumkan alamat kantor virtual ini sebagai alamat korespondensi, sehingga terkesan profesional. Terlebih lagi, bila kantor virtual ini berada di lingkungan distrik bisnis. Di Bandung, misalnya, ada yang menyewakan ‘alamat korespondensi’ dan resepsionis dengan kisaran biaya Rp 200 ribu.
Bika kita memerlukan ‘kantor resmi’ untuk beberapa keperluan tadi, kantor virtual bisa jadi pilihan yang fleksibel. Kita dapat memilih sebagian fasilitas yang tersedia dan menyewanya sesuai kebutuhan, misalnya untuk menerima tamu atau mengadakan rapat dengan tim. Bila rapat sudah selesai, kita tidak perlu sibuk membereskan ruangan.
Penyedia jasa kantor virtual lazimnya menyediakan beberapa pilihan fasilitas dengan tarif yang semakin tinggi bila fasilitas yang disewa semakin banyak. Lokasi kantor virtual yang mudah diakses dari berbagai arah juga cenderung meningkatkan biaya sewa. Akses internet berkecepatan tinggi bukan lagi opsional, tapi sudah jadi standar jasa ini.
Fleksibilitas adalah cara untuk menekan biaya-biaya tetap yang kerap membebani perusahaan yang baru belajar melangkah. Arus kas bisa kacau bila pengeluaran tetap terus mengalir, sedangkan pemasukan masih begitu seret selama beberapa bulan pertama. Bila dalam perjalanan, bisnis semakin bertumbuh, barulah dapat dipikirkan untuk menyewa tempat yang lebih representatif. **
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
